domingo, 26 de julio de 2015

Registro de inscripción automático primaria

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REGISTRO DE INSCRIPCIÓN AUTOMÁTICO


Hola, buen día amigos y amigas:

Durante muchos años he estado haciendo mis citatorios, registros de inscripción, constancias y demás documentos oficiales utilizado la computadora como una máquina de escribir, a lo máximo que he llegado es a copiar y pegar, pero con la sensación de que no he estado ocupando de manera eficiente las potencialidades de la computadora.

En esta ocasión como estamos próximos a iniciar un nuevo ciclo, decidí llenar una base de datos desde el momento mismo de la inscripción, es decir, al momento de inscribir, ir llenando una base de datos (un archivo en excel) que me permitirá posteriormente (utilizando la función de combinar correspondencia de word) realizar en forma casi automática los citatorios, reportes, constancias, reportes de evaluación, constancias con calificaciones y otros documentos.

Van los pasos:

1. Llenar la base de datos, la cual puedes descargar aquí
Una vez descargado el archivo, ábrelo y verifica que estás en la hoja llamada "Datos"
Llena todos los datos, hay otros datos importantes en la parte inferior, no olvides llenarlos.
2. Ahora sí, ya estamos listos para inscribir niños y niñas, ve a la hoja llamada "Registro de Inscripción"
En la parte superior aparecerán los datos de cada niño, recuerda que cada renglón es un registro, los espacios que no ocupes puedes dejarlos en blanco. Cuando termines de registrar a cada niño guarda los cambios para no perder los datos, te recomiendo que le cambies el nombre a tu archivo por uno que puedas recordar con facilidad y en una carpeta de acceso rápido. LISTO!, ya tienes tu base de datos completa, con ella podrás hacer citatorios, constancias, oficios, etc.

Lo primero que puedes hacer es ordenar a tus alumnos en orden alfabético, te muestro como:
Primero da clic en la flecha al lado de "Apellido Paterno"
Se desplegará un menú, Elige la opción "Ordenar por color" y a continuación "Orden personalizado.."
Da clic en la opción "Agregar nivel" dos veces:
Elige las opciones apellido paterno, apellido materno y nombre, debe quedar así:
Al dar clic en "Aceptar" tus alumnos quedarán ordenados alfabéticamente. Felicidades.

NOVEDAD:
Incluye Directorio telefónico:
En la hoja directorio, puedes imprimir el directorio telefónico, solo da clic en la hoja y da formato a tu gusto, elimina las celdas que no utilices y elige la letra y el formato que prefieras:
El resultado es algo así:


Ahora usemos los datos capturados.

Comencemos con algo simple: 

El registro de inscripción

1.- Descarga y abre el archivo Registro de inscripción individual
Si te salen algunas cosas raras, como los nombres de los campos, no te preocupes, apenas estamos empezando.
2. Ve a la opción CORRESPONDENCIA, después elige "Iniciar combinación de correspondencia" y por último elige "Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia..."
3.- Se abrirá una pestaña a la derecha, busca la opción Siguiente
4.- Da clic en siguiente nuevamente hasta llegar al "Paso 3" donde deberás dar clic en "Examinar..."
5.- Elige tu archivo de base de datos y dale aceptar
6.- Elige Registro de Inscripción y Aceptar
7.- Da clic en Aceptar en la siguente ventana, o también puedes elegir los alumnos con los que quieres trabajar
8.- Activa la opción "Vista Previa"
9. Si todo está bien, podrás ver el primer registro completo, 
No te preocupes, la parte sombreada corresponde a los campos de combinación, al imprimir saldrán normales.
10.- Con los botones adelante  y atrás podrás ir viendo los registros de tus otros alumnos
11.- Puedes imprimir los registros como siempre, utiliza CTRL+P o Archivo-Imprimir.
Poco a poco iré subiendo los otros formatos, citatorios, permisos, reconocimientos, etc.

CITATORIOS MEDIA CARTA

Va ahora el citatorio, son los mismos pasos, recuerden usar la hoja llamada "Registro de inscripción" en el paso 6.


CONSTANCIA DE INSCRIPCIÓN

Son los mismos pasos, combinar en el paso 6 con la hoja llamada "Registro de inscripción", descarga el archivo aquí


PERMISO PARA SALIDA

Por si algún día salen con sus alumnos y necesitan el permiso firmado por los padres, descarga el archivo aquí


Incluye una leyenda responsiva que puedes editar de acuerdo a tus necesidades.

Si requieren algún formato en especial para automatizar, envíenlo a manuel.luna@outlook.com o comenten la necesidad en el grupo  "Maestr@s que juegan", no les prometo rapidez, pero en un tiempecito libre lo arreglamos.

Saludos


Cualquier duda o comentario, los espero en el grupo "Maestr@s que juegan", únete.





26 comentarios:

  1. Respuestas
    1. Si. Tenía un error, ya está corregido. Saludos

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    2. hola ya no esta disponible el archivo... lástima se ve muy interesante...

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  2. BUENOS ARCHIVOS AYUDAN Y FACILITAN LAS LABORES DOCENTES, GRACIAS...

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  3. Me uní a tu grupo, GRACIAS por aceptarme. Desde hace tiempo vengo pensando en un material así, usando la base de datos y del cual se deriven u originen otros documentos. Tengo pocos estudios, sino es que mínimos, de base datos y ya están muy empolvados, espero entender a tus documentos, soy insistente a mas no poder. Y si no lo logro, te molestaré para que aclares mis dudas, no lo dudes. Gracias por compartir tus materiales y conocimientos, es lo que falta en el magisterio, dejar el egoismo e individualismo. Estoy en área administrativa, ya no frente a grupo, pero me gusta compartir estos materiales con mis compañeros para facilitar su trabajo y el mío.

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    1. Así empecé hace varios años. Aún me falta mucho, he visto archivos con macros que hacen maravillas, pero por algo se empieza. Sigue intentando y verás que se aprende mucho. En lo que pueda ayudarte por acá y en el grupo estamos. Saludos

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  4. Nos facilitan el trabajo, muchas gracias...

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  5. Muy buen material, tengo que practicar pero me va a ayudar mucho, gracias por compartirlo

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  6. Excelente trabajo!. Sólo tengo un ligero problema, al querer poner las calificaciones en blanco para ya tenerla lista solo para llenar, quiero borrar las que están en el archivo pero me dice que esta protegida la página, le pongo desproteger y me pide una contraseña

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    1. Hola Keyla:
      El detalle es que las celdas de promedio están protegidas por ser fórmulas. Borra las calificaciones de los 5 bimestres y el promedio se borrará solo. Saludos

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  7. hola buenas noches me parece una excelente herramienta que nos facilitará mucho el papeleo que en ocasiones tenemos que hacer... solo tengo una duda quiero quitar CN, HIS y GEO ya que tendre primer grado pero no puedo modificar el archivo... me pide contraseña que hago?

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    1. Hola, no había visto tu comentario, pero al modificar el grado en la primera pantalla, esas materias se eliminan automaticamente. Saludos

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  8. muy buen archivo nos facilitara el trabajo docente... gracias por compartir!

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  9. GRACIAS POR ESTA HERRAMIENTA ME SERVIRA DE ,UCHO

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  10. ¡Buen día!!! Gracias por sus aportes y ayuda...... veo que la información que trae pre llenada es de la Villa de Zachila, Oaxaca....... hermoso lugar que tengo el gusto conocer y visito cada año............ Saludos ......

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  11. Excelente material. Solo que quiero borrar una celda de los datos y me pide una contraseña. DIRECCIÓN O DEPARTAMENTO A LA QUE PERTENECE LA ESCUELA PRIMARIA

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  12. buenas no puedo hacer cambios me dice que necesito desproteger

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  13. Hola. Marca que en onedrive no está disponible el archivo

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  14. Hola. Marca que en onedrive no está disponible el archivo

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