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REGISTRO DE INSCRIPCIÓN AUTOMÁTICO
Hola, buen día amigos y amigas:
Durante muchos años he estado haciendo mis citatorios, registros de inscripción, constancias y demás documentos oficiales utilizado la computadora como una máquina de escribir, a lo máximo que he llegado es a copiar y pegar, pero con la sensación de que no he estado ocupando de manera eficiente las potencialidades de la computadora.
En esta ocasión como estamos próximos a iniciar un nuevo ciclo, decidí llenar una base de datos desde el momento mismo de la inscripción, es decir, al momento de inscribir, ir llenando una base de datos (un archivo en excel) que me permitirá posteriormente (utilizando la función de combinar correspondencia de word) realizar en forma casi automática los citatorios, reportes, constancias, reportes de evaluación, constancias con calificaciones y otros documentos.
Van los pasos:
1. Llenar la base de datos, la cual puedes descargar aquí, si la necesitas para preescolar, descarga acá
Una vez descargado el archivo, ábrelo y verifica que estás en la hoja llamada "Datos"
Llena todos los datos, hay otros datos importantes en la parte inferior, no olvides llenarlos.
2. Ahora sí, ya estamos listos para inscribir niños y niñas, ve a la hoja llamada "Registro de Inscripción"
En la parte superior aparecerán los datos de cada niño, recuerda que cada renglón es un registro, los espacios que no ocupes puedes dejarlos en blanco. Cuando termines de registrar a cada niño guarda los cambios para no perder los datos, te recomiendo que le cambies el nombre a tu archivo por uno que puedas recordar con facilidad y en una carpeta de acceso rápido. LISTO!, ya tienes tu base de datos completa, con ella podrás hacer citatorios, constancias, oficios, etc.
Lo primero que puedes hacer es ordenar a tus alumnos en orden alfabético, te muestro como:
Primero da clic en la flecha al lado de "Apellido Paterno"
Se desplegará un menú, Elige la opción "Ordenar por color" y a continuación "Orden personalizado.."
Da clic en la opción "Agregar nivel" dos veces:
Elige las opciones apellido paterno, apellido materno y nombre, debe quedar así:
Al dar clic en "Aceptar" tus alumnos quedarán ordenados alfabéticamente. Felicidades.
NOVEDAD:
Incluye Directorio telefónico:
En la hoja directorio, puedes imprimir el directorio telefónico, solo da clic en la hoja y da formato a tu gusto, elimina las celdas que no utilices y elige la letra y el formato que prefieras:
El resultado es algo así:
Ahora usemos los datos capturados.
Comencemos con algo simple:
El registro de inscripción
1.- Descarga y abre el archivo Registro de inscripción individual o descarga acá toda la carpeta
Si te salen algunas cosas raras, como los nombres de los campos, no te preocupes, apenas estamos empezando.
2. Ve a la opción CORRESPONDENCIA, después elige "Iniciar combinación de correspondencia" y por último elige "Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia..."
3.- Se abrirá una pestaña a la derecha, busca la opción Siguiente
4.- Da clic en siguiente nuevamente hasta llegar al "Paso 3" donde deberás dar clic en "Examinar..."
5.- Elige tu archivo de base de datos y dale aceptar
6.- Elige Registro de Inscripción y Aceptar
7.- Da clic en Aceptar en la siguente ventana, o también puedes elegir los alumnos con los que quieres trabajar
8.- Activa la opción "Vista Previa"
9. Si todo está bien, podrás ver el primer registro completo,
No te preocupes, la parte sombreada corresponde a los campos de combinación, al imprimir saldrán normales.
10.- Con los botones adelante y atrás podrás ir viendo los registros de tus otros alumnos
11.- Puedes imprimir los registros como siempre, utiliza CTRL+P o Archivo-Imprimir.
Poco a poco iré subiendo los otros formatos, citatorios, permisos, reconocimientos, etc.
CITATORIOS MEDIA CARTA
Va ahora el citatorio, son los mismos pasos, recuerden usar la hoja llamada "Registro de inscripción" en el paso 6, también puedes descargar acá toda la carpeta
CONSTANCIA DE INSCRIPCIÓN
Son los mismos pasos, combinar en el paso 6 con la hoja llamada "Registro de inscripción", descarga el archivo aquí o acá toda la carpeta
PERMISO PARA SALIDA
Por si algún día salen con sus alumnos y necesitan el permiso firmado por los padres, descarga el archivo aquí, o acá toda la carpeta
Incluye una leyenda responsiva que puedes editar de acuerdo a tus necesidades.
Si requieren algún formato en especial para automatizar, envíenlo a manuel.luna@outlook.com o comenten la necesidad en el grupo "Maestr@s que juegan", no les prometo rapidez, pero en un tiempecito libre lo arreglamos.
Saludos
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Cualquier duda o comentario, los espero en el grupo "Maestr@s que juegan", únete.
